Die Ausgangslage: Beispielunternehmen mit 10 Mitarbeitern
Um den Vergleich greifbar zu machen, nehmen wir ein typisches KMU: 10 Mitarbeiter, Bürostandort in Heidelberg, klassischer IT-Bedarf (E-Mail, Dateiablage, Office, Videokonferenzen, gemeinsame Kalender).
Kosten Microsoft 365 Business Standard (3 Jahre)
- Lizenzkosten: ca. 12,50 € pro Nutzer/Monat → 10 × 12,50 € × 36 Monate = 4.500 €
- Windows-Lizenzen (falls noch nicht vorhanden): ca. 1.500 €
- Einmalige IT-Einrichtung: ca. 500 €
Gesamtkosten Microsoft 365 (3 Jahre): ca. 6.500 €
Nicht eingerechnet: zukünftige Preiserhöhungen (Microsoft hat die Preise seit 2022 mehrfach angehoben), Kosten für zusätzlichen Speicher, erweiterte Sicherheitsfunktionen oder Add-ons.
Kosten Open-Source-Alternative (3 Jahre)
- Einmalige Migration & Einrichtung (Nextcloud, LibreOffice, Jitsi): ca. 1.500 €
- Serverkosten (eigener Server oder Hosting): ca. 600 € über 3 Jahre
- Optionaler Basis-Supportvertrag: ca. 900 € über 3 Jahre
- Mitarbeiterschulung: ca. 400 €
Gesamtkosten Open Source (3 Jahre): ca. 3.400 €
Nach Jahr 3 fallen keine Lizenzkosten an — die laufenden Kosten beschränken sich auf Hosting und Support.
Ergebnis: Ersparnis über 3 Jahre
Im Beispiel spart das Unternehmen durch den Wechsel zu Open Source über 3 Jahre rund 3.100 Euro. Ab Jahr 4 werden die jährlichen Einsparungen größer, da die Einmalkosten der Migration amortisiert sind und keine Lizenzkosten mehr anfallen.
Bei einem Unternehmen mit 20 Mitarbeitern verdoppelt sich das Einsparpotenzial entsprechend.
Was wird verglichen — und was nicht
Dieser Vergleich zeigt reine Kostengrößen. Qualitative Faktoren sprechen ebenfalls für Open Source:
- Volle Datenkontrolle — keine Daten bei US-Anbietern
- Keine Abhängigkeit von Preiserhöhungen
- DSGVO-Konformität ohne komplexe Auftragsverarbeitungsverträge
- Anpassbarkeit an individuelle Unternehmensprozesse